Somos FCC - Nº4

Viajes de empresa ¿Por dónde empezar? ¿Cuánto me gasto en viajes? Lo primero que debemos de hacer para iniciar este reto es conocer cuán- to nos gastamos en viajes dentro de la organización. Una foto actual del importe que supone el gasto en viajes dentro de la organización, nos puede ayudar a identificar servicios y produc- tos que no habíamos tenido en cuenta o desconocíamos. De esta manera, podremos detectar posibles mejoras, que afectan directamente a la cuenta de resultados de la organización. ¿Cómo se viaja en la organización? Aplicando el sentido común y hacién- donos preguntas sencillas podremos averiguar cómo se viaja en la organi- zación: ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Por qué?, serán preguntas imprescindibles para identificar las ne- cesidades de los viajeros, no será fá- cil, pero cuanta más información me- jor. De esta manera, podremos definir tipología de viajes, perfil de los viaje- ros, así como agencias y proveedores. Tendremos que colaborar con todos los departamentos de la organización, comunicando el proyecto y explicán- doles el reto que supone, haciéndoles partícipes en las decisiones para defi- nir una política de viajes para más tar- de desarrollarla e implementarla. Identificación de proveedores (ser- vicio x gasto) Determinar los requisitos de los servi- cios y productos a comprar; búsqueda de los proveedores más apropiados por servicio/producto; seleccionar a los proveedores en función de la ca- pacidad para que satisfagan los re- quisitos de la organización; confirma- ción de que los servicios prestados cumplen con los requisitos solicitados; aplicar procesos de evaluación conti- nua a los proveedores mediante va- loraciones cualitativas y cuantitativas; implementando índices de calidad de los servicios ofrecidos, entre otros, son los principales pasos a seguir para mantener una cartera de proveedores acorde a las necesidades de viajes. Oportunidades de mejoras inme- diatas: (80/20) y concentración De una manera rápida y sencilla, apli- car un diagrama de Pareto nos puede ayudar a identificar oportunidades de mejora inmediata y asignar un orden de prioridades a los servicios o fa- milias de productos que deseamos optimizar. En cuanto a la concentra- ción, resulta recomendable negociar un mayor volumen con proveedores previamente evaluados. Un ejemplo de ello, puede ser la concentración hotelera, imprescindible para organi- zaciones con elevados costes en este sentido. Cerrar acuerdos por localiza- ciones y volúmenes estimados (ciu- dad/hotel) aportará a la organización mayores mejoras de las condiciones pactadas. Esto es el preámbulo para poder elaborar un Catálogo de Hote- les corporativo. Revisión de la actual Política de Viajes Es imprescindible la colaboración e implicación del departamento de Via- jes/ Travel Manager con una visión más estratégica que logística, en don- de la revisión periódica de la política de viajes resulta fundamental. Por esto, es necesario apoyar y exigir desde la alta dirección su cumplimien- to. Sin esta colaboración y respaldo, resultará imposible la implementación de la nueva política de viajes dentro de la organización. Optimización continua En muchas ocasiones, no somos conscientes de las ventajas que apor- ta el hecho de que los viajes se pue- dan planificar con antelación. Conocer cuánto nos costará el viaje antes de realizarlo es fundamental ya que este hecho repercute directamente en el presupuesto destinado a tal fin. Im- plementar un “portal de viajes” dentro de la organización, herramientas de auto-reserva y realizar seguimiento de adopción e integración de las mis- mas, generará procesos más rápidos, cómodos y eficientes. La consecuen- cia, será la unificación de procesos de aprobación, mediante un único canal de reserva para todos los empleados. Adicionalmente, aportará una vi- sión a tiempo real de los costes por servicio y automatización de todos los procesos, en una misma plataforma integral. E N T R E V I S T A Juan Manuel Blanco Angulo Departamento de Compras de FCC L A S P E R S O N A S L A S P E R S O N A S 30